Cómo funciona Beyonddisc

Descubra la potencia y simplicidad de nuestra plataforma de gestión documental. Una solución intuitiva diseñada para transformar la forma en que su empresa gestiona la información.

Colaboración documental en Beyonddisc

El proceso en 4 sencillos pasos

Implementar y utilizar Beyonddisc es más fácil de lo que piensa

01

Configuración inicial

Nuestro equipo de expertos configura la plataforma según las necesidades específicas de su empresa, definiendo estructura de carpetas, permisos de usuarios y flujos de trabajo personalizados. La migración de documentos existentes se realiza de manera segura y sin interrupciones.

Tiempo estimado: 2-5 días según el volumen de datos.

02

Gestión centralizada

Todos los documentos se almacenan en un repositorio centralizado y seguro. Los usuarios pueden acceder, buscar y compartir documentos desde cualquier dispositivo, con control total sobre quién puede ver, editar o compartir cada archivo, manteniendo un registro detallado de cada acción.

Beneficio: Eliminación del 100% de las pérdidas de documentos.

03

Colaboración en tiempo real

Múltiples usuarios pueden trabajar en el mismo documento simultáneamente, con cambios visibles en tiempo real. Los comentarios y anotaciones facilitan la comunicación contextual, mientras que las notificaciones automatizadas mantienen a todos informados sobre actualizaciones relevantes.

Resultado: Reducción del 65% en tiempo de revisión y aprobación.

04

Automatización y análisis

Beyonddisc automatiza procesos documentales repetitivos como la clasificación, el enrutamiento y la extracción de datos. Además, proporciona analíticas detalladas sobre el uso de documentos, identificando oportunidades de optimización y mejora continua en sus procesos.

Impacto: Aumento del 40% en productividad administrativa.

Características principales en detalle

Explore las funcionalidades avanzadas que hacen de Beyonddisc una solución completa

Flujos de trabajo documentales en Beyonddisc

Flujos de trabajo inteligentes

Automatice procesos documentales complejos con nuestra herramienta visual de diseño de flujos de trabajo. Configure aprobaciones secuenciales o paralelas, establezca condiciones y reglas de negocio, y defina acciones automáticas basadas en eventos específicos.

  • Diseñador visual de flujos sin necesidad de programación
  • Plantillas predefinidas para procesos comunes (facturas, contratos, RRHH)
  • Recordatorios automáticos para tareas pendientes
  • Escalamiento automático cuando se superan plazos definidos
Firma electrónica en Beyonddisc

Firma electrónica avanzada

Nuestra solución de firma electrónica cumple con todos los requisitos legales establecidos por el reglamento eIDAS, garantizando que los documentos firmados en Beyonddisc tienen plena validez legal en toda la Unión Europea.

  • Firmas cualificadas con certificados digitales
  • Autenticación biométrica mediante reconocimiento facial
  • Sello de tiempo cualificado
  • Verificación de identidad de firmantes
Acceso móvil a Beyonddisc

Acceso móvil optimizado

Acceda a todos sus documentos desde cualquier lugar con nuestra aplicación móvil nativa para iOS y Android. Trabaje sin conexión y sincronice automáticamente los cambios cuando vuelva a conectarse.

  • Visualización optimizada para pantallas móviles
  • Captura de documentos con la cámara del dispositivo
  • Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) móvil
  • Notificaciones push para tareas urgentes

Preguntas frecuentes

Respuestas a las dudas más comunes sobre Beyonddisc

El tiempo de implementación depende del tamaño de su organización y la complejidad de sus procesos documentales. Para pequeñas empresas, la implementación básica puede completarse en 1-2 semanas. Para medianas empresas, el proceso suele durar entre 3-4 semanas. Para grandes corporaciones con requisitos complejos, la implementación completa puede llevar 6-8 semanas. Nuestro equipo de implementación trabaja con usted para establecer un cronograma realista y garantizar una transición sin problemas.

Beyonddisc implementa múltiples capas de seguridad para proteger sus documentos confidenciales:
  • Cifrado AES-256 para todos los documentos, tanto en tránsito como en reposo
  • Autenticación multifactor obligatoria para acceso a información sensible
  • Centros de datos con certificación ISO 27001 ubicados en la UE
  • Registros detallados de auditoría para todas las acciones realizadas en el sistema
  • Copias de seguridad automáticas con redundancia geográfica
  • Controles granulares de permisos a nivel de documento, carpeta y usuario
Además, realizamos pruebas de penetración regulares por empresas externas independientes para verificar la seguridad de nuestra plataforma.

Sí, Beyonddisc está diseñado para integrarse perfectamente con la mayoría de los sistemas empresariales. Ofrecemos integraciones preconfiguradas con:
  • Suites ofimáticas: Microsoft 365, Google Workspace
  • CRM: Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot
  • ERP: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics
  • Herramientas de comunicación: Slack, Microsoft Teams
  • Plataformas de firma electrónica: DocuSign, Adobe Sign
  • Sistemas contables: Sage, QuickBooks, Xero
Además, disponemos de una API RESTful completa y documentación detallada para desarrollar integraciones personalizadas con cualquier sistema que no esté en nuestra lista de integraciones estándar.

Ofrecemos diferentes niveles de soporte técnico para adaptarnos a las necesidades de cada cliente:
  • Soporte Estándar: Asistencia por correo electrónico y chat en horario laboral (8:00-18:00, lunes a viernes), tiempo de respuesta en 24 horas.
  • Soporte Premium: Asistencia por correo, chat y teléfono en horario extendido (8:00-22:00, lunes a sábado), tiempo de respuesta en 4 horas.
  • Soporte Enterprise: Asistencia 24/7 por todos los canales, tiempo de respuesta garantizado en 1 hora, gestor de cuenta dedicado.
Todos los planes incluyen acceso a nuestra base de conocimientos, webinars mensuales y actualizaciones regulares del sistema. También ofrecemos formación personalizada para administradores y usuarios finales.

Beyonddisc ofrece un modelo de precios transparente basado en suscripción mensual o anual, con tres planes principales:
  • Plan Básico: Ideal para pequeñas empresas, incluye almacenamiento limitado y funcionalidades esenciales.
  • Plan Profesional: Para empresas medianas, con mayor capacidad de almacenamiento y funcionalidades avanzadas como flujos de trabajo y firma electrónica.
  • Plan Enterprise: Para grandes organizaciones, con almacenamiento ilimitado, todas las funcionalidades y opciones de personalización avanzadas.
Todos los planes se facturan según el número de usuarios activos. Ofrecemos descuentos por contratación anual y opciones flexibles para ajustar los recursos según sus necesidades cambiantes. Contacte con nuestro equipo comercial para recibir una cotización personalizada basada en sus requisitos específicos.

Tutoriales en vídeo

Aprenda a utilizar todas las funcionalidades de Beyonddisc con nuestras guías visuales

Configuración inicial de Beyonddisc
Configuración inicial

Aprenda a configurar su entorno de Beyonddisc en menos de 30 minutos.

Creación de flujos de trabajo en Beyonddisc
Creación de flujos de trabajo

Guía paso a paso para diseñar flujos de aprobación de documentos.

Colaboración en tiempo real en Beyonddisc
Colaboración en tiempo real

Descubra cómo trabajar simultáneamente en documentos con su equipo.

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